Woran Sie einen Ablauf erkennen, der sich lohnt.
Ab wann er sich rechnetEs wiederholt sich
Anfragen, Bestellungen, Preislisten, Berichte: jede Woche dasselbe, von Hand.
Es folgt Regeln
Wer den Ablauf kennt, kann ihn erklären. Unklare Fälle entscheidet weiter ein Mensch.
Es läuft über mehrere Programme
Daten werden aus Postfach, Shop oder Tabelle ins nächste Programm abgetippt.
Ihr Team kann es prüfen
Wo ein Fehler wehtut, sieht jemand das Ergebnis, bevor es rausgeht.
Das läuft schon automatisch.
Alle ArbeitenDie Prüfung der Lieferantenmeldungen dauert ca. eine Stunde statt zwei Tage.psm protech GmbH & Co. KG
- Aufgabe
- Lieferanten melden ihre Schmelzereien für Konfliktmineralien in Excel-Dateien, oft mehrere hundert Zeilen pro Datei. Jede Zeile wurde von Hand mit der Referenzliste abgeglichen, über Namen, die sich in Schreibweise und Firmierung unterscheiden.
- Lösung
- Ein eigenes Werkzeug liest die Meldungen ein, gleicht jede Schmelzerei mit der Referenzliste ab und markiert, was belegt ist und was nicht. Unklare Fälle entscheidet weiter ein Mensch.
- Ergebnis
- Ca. eine Stunde statt zwei Tage pro Prüfrunde. Das Werkzeug ist seit Februar 2026 im Einsatz.
Kunden erfahren von Lieferverzug, bevor sie nachfragen.MBM Möbel
- Aufgabe
- Bezahlte Bestellungen, die nicht rechtzeitig verschickt werden, sollten auffallen, bevor der Kunde nachfragt.
- Lösung
- Hat eine bezahlte Bestellung nach 12 Tagen keine Sendungsnummer, bekommt der Kunde eine Nachricht, nach weiteren 7 Tagen eine zweite. Danach erinnert eine interne Mail das Versandteam.
- Ergebnis
- Sobald die Sendungsnummer da ist, hört der Ablauf auf. Daraus ist unser Plugin Delivery Delay Notices entstanden.
Das Sortiment kommt per Import statt von Hand.Summerfield
- Aufgabe
- Allein bei Glatz 25 Schirm-Modelle mit zusammen ca. 10.600 Varianten. Von Hand anzulegen war das nicht.
- Lösung
- Ein eigener Importer liest die Herstellerlisten, entschlüsselt die Artikelnummern und legt Schirme, Varianten und Zubehör an. Was ausläuft, wird ausverkauft gesetzt, nicht gelöscht.
- Ergebnis
- Neue Listen spielt Summerfield selbst ein. Ca. 10.500 Herstellerbilder wurden automatisch geladen und verkleinert.
Weitere Abläufe aus unseren Projekten.
Location Radar
Ein Radar für ganz Europa sucht Orte mit eigenem Publikum und ohne guten Kaffee in der Nähe, bewertet sie und legt jeden Montag die besten zur Entscheidung vor.
Ca. 2.100 Orte bewertet, 20 pro Woche zur Entscheidung
Rohstoffpreise beobachten
Für den Einkauf eines Lebensmittelherstellers sammelt ein Dienst täglich die Weltmarktpreise für Zucker, meldet Ausreißer und schreibt jede Woche eine kurze Marktübersicht.
ca. 25 Min. täglich → 5 MinutenWo bleiben unsere Daten, und wer hat das letzte Wort?
- Ihre Programme bleiben, wo sie sind: Postfach, Shop, CRM, Tabellen.
- Dazwischen läuft der Ablauf, den wir gebaut haben. Er liest, sortiert und bereitet vor. KI nur dort, wo sie wirklich hilft, oft reicht eine einfache Regel.
- Ihr Team prüft und gibt frei. Was ohne Freigabe laufen darf, legen Sie fest, etwa eine Lieferinfo an Kunden. Jeder Schritt wird protokolliert.
- Unsere Abläufe laufen auf Servern in der EU. Kommt ein Sprachmodell eines US-Anbieters dazu, sagen wir Ihnen das vorher und besprechen, welche Daten es sieht.
So fangen wir an.
Vorab, ohne Termin:
- KassenzettelWohin geht Ihre Woche? Etwa 3 Minuten.
- Prozess-InterviewWelcher Ablauf zuerst? Etwa 5 Minuten.
- RechnerAb wann sich ein Ablauf rechnet.
Prozess-Check
In vielen Betrieben steht der Ablauf nirgends, er steckt im Kopf einer Kollegin. Wir schreiben ihn gemeinsam auf, etwa zwei Stunden, bei Ihnen oder online. Danach wissen Sie, was sich lohnt und was Sie selbst lösen können.
Erster Ablauf
Einer, nicht zehn. Nach etwa vier Wochen, je nach Ablauf auch später, läuft er mit Ihren echten Daten, parallel zum alten Weg, bis Sie ihm trauen.
Betrieb und Übergabe
Auf Wunsch betreuen wir den Ablauf weiter. Er steht in Klartext: was er tut, welche Ausnahmen es gibt, wo ein Mensch entscheidet. Code, Zugänge und Beschreibung gehören Ihnen und hängen an keinem Werkzeug.
Fragen, die wir oft hören
Brauchen wir dafür KI?
Nicht immer. Wir schauen zuerst auf den Ablauf und nehmen das einfachste Werkzeug, das zuverlässig funktioniert. Manchmal ist das KI, oft eine Regel oder eine Schnittstelle.
Kann unser Programm das nicht schon?
Manchmal ja, dann sagen wir Ihnen das im Check. Meist fehlt nicht die Funktion, sondern die Verbindung zwischen zwei Programmen.
Was passiert, wenn der Ablauf einen Fehler macht?
Was Sie nicht ausdrücklich freigegeben haben, bereitet er nur vor. Ist er sich unsicher, markiert er den Fall und tut nichts. Jeder Schritt wird protokolliert.
Was machen Sie nicht?
Keine Maschinen- oder Industrieautomatisierung. Keine Abläufe, die jedes Mal anders sind. Keine Chatbots, die Kunden abwimmeln sollen.
Was, wenn Sie einmal nicht mehr da sind?
Code, Zugänge und Beschreibung gehören Ihnen. Ein anderer Entwickler kann jederzeit übernehmen.